Eerste organisatiebrede informatiemanagementbeleid overheid
2018.10.20
Bij het UWV, verantwoordelijk voor werknemersverzekering maar ook nog veel meer werkgerelateerde wettelijke uitvoering, komt een nieuw organisatiebreed beleid op het gebied van informatiemanagement. Dit zal alle vormen van informatie beheersen. Het moeilijkste gedeelte was het beheersen van de ongestructureerde informatie en het vinden van een eigenaar voor het beleid.
Nu dat dit werk is gedaan, verlaat ik de organisatie op zoek naar nieuwe organisaties om op deze manier te helpen bij hun interne huishouding.
Het UWV ("Uitvoeringsinstituut WerknemersVerzekeringen") heeft als taak mensen te helpen als ze hun baan kwijt zijn, zowel met een uitkering als met het zoeken naar nieuw werk. Met 300.000 nieuwe aanmeldingen per jaar en 18.000 medewerkers is informatie de sleutel tot zo ongeveer alle bedrijfsprocessen.
Hoewel overheden doorgaans hun primaire processen behoorlijk op orde hebben, die vormen nou eenmaal hun bestaansreden, is de interne organisatie vaak niet volwassen. Dit komt voornamelijk voort uit prioritering en budgetaire beslissingen. Het halen van informatie uit human resources processesn, IT-processen, interne vergaderingen, audits, risico's, onroerend goed en zo meer is moeilijk en het structureren van deze informatie is even moeilijk.
De realiteit is weerbarstig voor deze organisaties want nu en dan komen ze in het nieuws vanwege problemen zoals datalekken, het verlies van geld door mislukte IT-implementaties of fraude met publiek geld. Nu dat de AVG-regulatie er is, moeten er maatregelen genomen worden om ten minste een deel van deze problemen te voorkomen.
Voor deze organisatie hebben we nu een beleid gedragen op het hoogste niveau en uit te voeren op alle niveaus. Het overstijgt systemen, processen en afdelingen. Het zal vanaf volgend jaar worden geïmplementeerd door een afdeling die nog moet worden gevormd. Maar de eerste veranderingen in de manier waarop de organisatie omgaat met informatie zijn nu al zichtbaar.
Dit is een eerste implementatie vooruitlopend op de Wet Open Overheid die nog tot leven moet komen. Dit betekent dat deze eerste ervaringen en inzichten belangrijk zijn om te documenteren en te delen met andere overheidsonderdelen.